Atención: puedes estar perdiendo dinero si no usas estas 8 técnicas de gestión de inventarios

Atención: puedes estar perdiendo dinero si no usas estas 8 técnicas de gestión de inventarios

8 Técnicas para la Optimización de la Gestión de Inventarios de tu Ecommerce

¿Sabías que una gestión de inventario deficiente puede tener unos altos costes para tu ecommerce? Sigue leyendo y conoce las 8 técnicas principales para la gestión de inventarios.

La palabra “inventario” puede no solo chirriar en mis oídos, sino en los de mucha gente. Todo el que haya trabajado en un negocio de venta al público sabe que la palabra inventario significa contar, y contar mucho. Aunque sea un trabajo tedioso y repetitivo es normal que las empresas concilien su inventario al final de cada año contando las unidades físicas y asegurándose que concuerdan con lo que hay en los libros. Ahora me doy cuenta de lo importante que es tener un sistema sólido de gestión de inventarios. El inventario es lo que retiene tu dinero, pagas por ello y ganas cuando lo vendes. 

¿Por qué es tan importante la gestión del inventario? 

CON LA GESTIÓN DE INVENTARIO AHORRAS

Una buena gestión de tu inventario puede hacer que ahorres en una serie de formas que son cruciales para un negocio:

Evita gastos innecesarios – si vendes un producto con fecha de caducidad, como comida o cosméticos, hay una buena probabilidad de que no vendas todo tu inventario a tiempo. Llevar un control férreo de tu inventario hace que evites malgastar innecesariamente.

Evita inventario muerto – el inventario muerto es aquel inventario que ya no se puede vender, pero no necesariamente porque esté caducado. Puede ser de temporadas pasadas, haber pasado de moda, o haberse vuelto irrelevante. Una correcta gestión de tu inventario de ayudará a evitar que tu inventario “se muera”.

Ahorra en costes de almacenamiento – los costes de almacenamiento suponen normalmente un coste variable, dado que fluctúa dependiendo de cuanto producto estés almacenando. Cuando almacenas demasiado producto a la vez o terminas con un producto que es difícil de vender, tus costes de almacenamiento aumentarán. Una correcta planificación de tu almacenaje te ayudará a ahorrar.

LA GESTIÓN DE INVENTARIO MEJORA LOS FLUJOS DE CAJA

La gestión de tu inventario no solo te ayuda a ahorrar sino que también puede ayudarte a mejorar los flujos de caja de tu negocio. Si recordamos, el inventario es el producto por el que ya hemos pagado, y mientras no lo vendas, y siga acumulando polvo en un almacén no te supondrá ningún beneficio. Por ello es importante controlar el inventario, pues afecta a las ventas (dictando cuanto puedes vender) y a los gastos (dictando cuanto tienes que comprar). Ambos factores afectan positivamente o negativamente a tu flujo de caja.

Cuando tengas un sistema de inventario sólido, sabrás exactamente cuánto producto tienes, y apoyándote en las ventas, podrás prever cuando te quedarás sin inventario y asegurarte de reemplazarlo con tiempo. Esto no solo evita que no pierdas ventas, sino que te ayuda a planificar a futuro para comprar y tener el efectivo para hacerlo. 

8 TÉCNICAS DE GESTIÓN DE INVENTARIO

La gestión del inventario es una parte muy particular de cada negocio. El sistema óptimo varía de compañía en compañía. Aún así, cada negocio debería hacer lo posible por remover el error humano en su gestión de inventario en la medida de lo posible. Esto significa sacar partido a los software de gestión de inventarios que hay disponibles hoy en día. Si llevas tu negocio con Shopify, la gestión del inventario ya está disponible entre las herramientas a tu disposición. Sin importar el sistema que uses, las siguientes técnicas te ayudarán a mejorar tu sistema de gestión de inventario (y tu flujo de caja).

  1. ESTABLECE NIVELES MÍNIMOS

Esta es una herramienta muy fácil de utilizar, se basa en establecer niveles mínimos de existencias para tus productos para que puedas tener la cantidad que estimes conveniente a mano. En caso de que tus niveles de existencias sobrepasen ese nivel mínimo, sabes que es momento de pedir más. 

Idealmente, la mayoría de los casos se ordenará la cantidad mínima para volver a estar por encima de ese nivel mínimo establecido. El nivel mínimo variará según el producto basándose en la rotación de la mercancía y la velocidad con la que se pueda reponer el inventario.

Aunque necesita un poco de estudio e investigación previa, establecer estos niveles sistematiza el proceso de emitir ordenes de compra de mercaderías. No solo facilitará que tus decisiones se tomen con más rapidez sino que permitirá a tus empleados tomar decisiones en tu nombre. 

Recuerda que las condiciones pueden cambiar de un momento a otro. Comprobar los niveles mínimos de vez en cuando durante el año para confirmar que sigan haciendo sentido es crucial. Si alguna situación cambia solo necesitas reajustar los niveles hacia arriba o hacia abajo.

  1. FIRST-IN FIRST-OUT (FIFO)

“First-in, first-out” es un principio muy importante de la gestión de inventario. Básicamente significa que tu mercancía más antigua (la primera en entrar) se vende primero (la primera en salir), no los productos que puedes acabar de comprar. Esto cobra especial relevancia en productos con fecha de caducidad, pues no quieres terminar con una gran cantidad de mercancía sin posibilidad de venta.

Aún así, es buena idea practica el FIFO para productos no perecederos también. Si las mismas cajas siempre están hasta atrás cogiendo polvo es más probable que se desgasten con el tiempo. Además, el diseño del empaquetamiento y algunas características suelen cambiar con el tiempo, y no queremos terminar teniendo algo en el almacén que ya se ha quedado obsoleto y no podemos vender.

Para llevar a cabo el sistema FIFO necesitas organizar tu sitio de almacén. Esto suele significar añadir los nuevos productos desde atrás hacia delante o asegurándose que los productos antiguos se mantengan al frente. Si trabajas con alguna compañía de almacenaje o logística ya deberían tomar esto en cuenta pero nunca está de más llamarles para confirmar.

  1. MANTENER BUENAS RELACIONES

Parte de una exitosa estrategia de gestión de inventario es ser capaz de adaptarse rápidamente. Ya sea poder devolver un producto de poca rotación o hacer hueco para un nuevo producto, reabastecerse de un producto de gran rotación, solventar problemas de producción, o expandir tu capacidad de almacenaje temporalmente, siempre es importante tener buena relación con tus proveedores. De esta manera, siempre estarán más dispuestos a trabajar contigo para solventar tus problemas. En particular, tener una buena relación con tus fabricantes es crucial. Las cantidades mínimas para una nueva orden suelen ser negociables. No debes tener miedo en intentar disminuir el mínimo para que no debas de soportar tanto inventario.

Una buena relación no solo significa ser amable. Suele depender de una buena comunicación. Debes de dejas claro a tu proveedor que esperas un incremento en las ventas para que el pueda ajustar la producción. O al revés, ellos deben hacerte saber si tus productos van retrasados para poder parar promociones o estudiar un posible sustituto temporal.

  1. PLANEAR EN CASO DE IMPREVISTOS

Un sinfín de problemas pueden aparecer cuando hablamos de gestión de inventarios. Estos problemas pueden afectar negativamente a aquellos negocios que no estén preparados. Por ejemplo, tienes más ventas de la cantidad de producto que tienes; o no puedas pagar a tus proveedores y necesites desesperadamente el producto; o no tengas suficiente espacio de almacenaje para tu creciente demanda; o incluso que tu proveedor descontinúe tu producto sin previo aviso.

No es una cuestión de si habrá problemas, sino de cuando los habrá. Hay que pensar en los posibles riesgos que te pueden afectar y preparar un plan para saber como solventarlos. ¿Cómo reaccionarías?

  1. HACER AUDITORÍAS REGULARMENTE 

Hacer conciliaciones regularmente es vital. En la mayoría de los casos, necesitarás apoyarte en software de gestión e informes de tu proveedor logístico para saber cuando producto te queda en stock. Sin embargo, es importante asegurarse que los informes se ajustan a la realidad. Hay diversos métodos para hacer esto.

Inventario Físico – es el método que consiste en contar todo tu inventario de una. Muchos negocios lo realizan a final de año porque coincide con su cierre de ejercicio. Aunque típicamente solo se haga una vez al año, suele ser un agobio general para todos. En caso de encontrar una discrepancia, es difícil saber de donde viene al tener que examinar todo un año completo.

Medición esporádica – simplemente se trata de a lo largo del año, escoger un producto, contarlo y compararlo con la cantidad que se supone que se tiene disponible. No se suele programar y es complementario al inventario físico. En particular se suele usar para comprobar productos de rápida rotación.

Inventario Cíclico – en vez de realizar una revisión completa al final del año, el inventario cíclico distribuye la conciliación a lo largo del año. Cada día, semana, o mes, con un producto diferente. Se comprueba con una rotación programada. Hay diferentes métodos para determinar que productos contar pero por norma general se suelen revisar más aquellos productos con un mayor valor.

  1. PRIORIZAR CON ABC

Algunos productos necesitan más atención que otros. Usa un análisis ABC para priorizar la gestión de tu inventario. Separa productos que requieren más atención de aquellos que no. Revisa la lista completa de tus productos y asígnalos a una de las siguientes categorías:

A – productos de gran valor con poca rotación

B – productos con un valor y una rotación moderada

C – productos de poco valor y con mucha rotación

Productos dentro de la categoría A van a necesitar atención regularmente porque su impacto financiero es significativo y las ventas son impredecibles. En cambio, los productos en la categoría C requerirán menos revisiones pues tienen un impacto financiero menos y están en constante rotación.

  1. PREVISIONES PRECISAS

Una gran parte de la gestión del inventario es aquella que concierne a predecir la demanda. No te equivoques, es muy difícil hacerlo de manera correcta. Hay demasiadas variables que intervienen en el proceso y la verdad, nunca vas a saber exactamente que es lo que te depara el futuro, pero puedes acercarte. Aquí hay una serie de cosas que debes tener en cuenta cuando estés realizando tus proyecciones de ventas: patrones en el mercado, las ventas del año pasado para el mismo periodo, crecimiento anual, ventas garantizadas por contrato y subscripciones, estacionalidad y la economía nacional, promociones futuras, y muchas más.

  1. DROPSHIPPING

Verdaderamente es el escenario ideal desde el punto de vista de la gestión de inventarios. En vez de llevar tu propio inventario y enviar el producto al cliente (ya sea internamente o a través de una compañía de logística), el fabricante o mayorista se encarga de todo por ti. Básicamente, no debes de preocuparte por gestionar tu inventario.

Muchos mayoristas y fabricantes ofrecen dropshipping como un servicio, pero aunque tu proveedor no lo ofrezca, puede ser una opción a considerar, no tengas miedo a preguntar. Aunque normalmente a través de este servicio el coste unitario de los productos aumenta te ahorras el preocuparte y el gastar en costes relacionados con mantener inventario, almacenaje o controles.

Es hora de que tomes el control de la gestión de tu inventario y dejes de perder dinero. Escoge una técnica de gestión para tu inventario y para tu negocio y empieza a implementarlas hoy. Recuerda que ofrecemos soluciones personalizadas para una mayor eficiencia en los controles de inventario y la integración de las mejores aplicaciones logísticas y de gestión de inventario con Shopify. No esperes más, ponte en contacto con nosotros y pondremos a trabajar tu inventario por ti. 

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